Come scegliere il software gestionale adatto alla tua azienda
Tutte le aziende necessitano di un’organizzazione precisa ed efficiente, al fine di svolgere i progetti e raggiungere i propri obbiettivi nel modo migliore possibile.
Per una buona organizzazione aziendale è di fondamentale importanza utilizzare strumenti adeguati, sia che si tratti di un’impresa di piccole, medie o grandi dimensioni.
Questi strumenti semplificano e velocizzano le operazioni aziendali, evitando la perdita di dati e l’insorgenza di molti imprevisti o problemi di altro genere.
Il principale ausilio di ogni azienda nell’organizzazione aziendale è il software gestionale, indicato per coordinare in modo efficace tutte le attività e le risorse.
Cos’è e a cosa serve un software gestionale
Il gestionale è un programma informatico in grado di automatizzare i processi aziendali, essenziale ormai in ogni azienda al fine di ottimizzare tempi e costi.
È ormai indispensabile in ogni attività al fine di gestire in maniera adeguata i dati, ricavare velocemente informazioni ed avere sempre a disposizione un quadro aggiornato della situazione aziendale.
Esistono software di vario tipo, alcuni più semplici, altri più complessi, alcuni standard altri personalizzabili, tutto dipende dalle esigenze dell’azienda.
Questo strumento assiste la gestione aziendale, raccogliendo qualsiasi tipo di informazione, catalogandola ed ordinandola così da restituire in un attimo risposte precise alle ricerche degli utenti che vi hanno accesso (dipendenti, titolari).
Viene configurato in base alle esigenze specifiche, creando delle funzioni con i dati inseriti quali nominativi, date, quantità, scadenze, contatti o qualsiasi altra informazione si desideri memorizzare.
I principali vantaggi fruibili dall’utilizzo di un software gestionale sono:
- Velocità, precisione e sicurezza nelle operazioni
- Analisi, incrocio dati e creazione report in maniera automatica
- Utilizzo da remoto e database condivisi da tutti ovunque
- Riduzione di tempi e costi di lavoro
Diverse tipologie di gestionale
Questi tipi di software sono progettati per adattarsi alle aziende ed alle loro necessità, ciò implica che ne esistano di molte tipologie in base alle funzioni che devono svolgere.
Uno dei criteri di differenziazione è senza dubbio la dimensione dell’azienda: a seconda che essa sia piccola, media o grande il software dovrà occuparsi di più o meno processi gestionali.
Un consulente informatico saprà senz’altro indirizzare verso la scelta giusta.
Un altro criterio si basa sulla tipologia di supporto che il gestionale deve effettuare per l’attività:
- Operativo: utilizzato da dipendenti per svolgere azioni legate al processo di produzione;
- Direzionale: ottimizza il passaggio di informazioni dall’alto al basso della scala gerarchica dell’azienda;
- Strategico: migliora gli obiettivi strategici analizzando dati storici e producendo delle previsioni utili a prendere decisioni.
- Amministrativo/Contabile: importante per la gestione di anagrafica clienti e fornitori, nonché fatture/ddt, prima nota e molto altro.
Come scegliere il gestionale più adatto alle proprie esigenze
Orientarsi nella scelta del gestionale perfetto per la propria azienda non è cosa di poco conto: essendo la scelta così vasta può essere facile commettere un errore, ritrovandosi con uno strumento non congruo alle proprie esigenze.
Esistono però dei criteri generali a cui affidarsi per comprendere meglio quale possa essere uno strumento efficiente e soprattutto funzionale alla propria attività.
Anzitutto per essere un software di qualità deve avere le seguenti caratteristiche:
- Intuitività: deve essere veloce e semplice da utilizzare per tutti, non deve rappresentare un dispendio inutile di tempo;
- Flessibilità: deve adattarsi alle attività aziendali ed ai diversi flussi di lavoro;
- Modularità: deve essere suddividibile in base alle funzioni aziendali così da poter essere configurato in maniera precisa;
- Scalabilità: deve essere progettato per crescere nel tempo in base ai cambiamenti ed alle necessità di gestione;
- Integrabilità: deve essere aperto per poter lavorare in associazione ad altri sistemi e software in caso di bisogno, come ad esempio smartphone e tablet;
Per quanto riguarda invece le funzioni che deve assolvere, ciò dipende dall’azienda, dalle dimensioni e dall’utilizzo che intende farne: ve ne sono di più adatti alla gestione di attività commerciali come alberghi o ristoranti, altri pensati per l’amministrazione e la contabilità, altri ancora per l’industria.
Un fattore da valutare è inoltre quello dell’automazione: più è personalizzabile più può dare spazio a modifiche e possibili errori degli utenti, richiedendo quindi maggiori competenze, mentre un software più ‘essenziale’ ed automatizzato risulta di più semplice utilizzo.
Software gestionale specifico e su misura per la tua azienda
Alcune aziende che operano in mercati di nicchia o svolgono attività specializzate possono necessitare di un software gestionale più specifico o appositamente pensato.
In questi casi i gestionali disponibili sul mercato, per quanto personalizzabili, potrebbero non rispondere comunque ai bisogni dell’azienda.
È perciò preferibile orientarsi verso una scelta meno economica, ma che sicuramente soddisferà i bisogni e le esigenze della propria attività.
Esistono aziende, come la nostra, che creano software su misura per attività di nicchia, con particolari organizzazioni aziendali o che svolgono operazioni non comuni.
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