Strumenti per lo smart working della tua azienda
Oggi più che mai in Italia si sente parlare di Smart Working e, nel pieno dell’emergenza sanitaria che ha colpito non solo la nostra nazione, ma il mondo intero, è lo stesso Governo a prevedere “la sospensione delle attività lavorative per le imprese […] ad esclusione di quelle che possono essere svolte in modalità domiciliare ovvero in modalità a distanza”.
Il ‘lavoro agile’ o smart working è esattamente questo: il metodo di lavoro dinamico svolto dai dipendenti a distanza introdotto per favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato.
Le aziende che ad oggi hanno la possibilità di continuare ad essere operative non bloccando la loro attività, sono proprio quelle che hanno le caratteristiche e gli strumenti per lavorare in maniera telematica.
A quali aziende è adatto?
Aziende piccole e grandi, studi professionali e associati, uffici amministrativi, Enti e Associazioni possono sfruttare lo Smart Working a partire da subito superando così l’ostacolo della distanza.
Quali sono i principali vantaggi dello smart working?
- garantire la continuità operativa sempre, anche in caso di emergenze come quella in atto ora;
- richiede alle persone flessibilità e in cambio restituisce autonomia, dona libertà nella scelta degli spazi e degli orari;
- aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro favorendo la crescita della sua produttività
Ma cosa serve esattamente alle aziende per attivare lo smart working? Quali strumenti sono necessari per lavorare da casa in maniera efficiente, rimanendo connessi ed avendo a disposizione tutto ciò che serve per svolgere i propri compiti?
Le imprese dovranno dotarsi di sistemi di gestione che prevedano accessi sicuri in remoto, sistemi di archiviazione documentale, applicazioni per garantire la comunicazione e lo scambio di documenti e molto altro.
Illustriamo di seguito gli strumenti (hardware e software) essenziali per il lavoro agile, utili in particolare se si ha la necessità di lavorare in team, così da far chiarezza ed aiutare le aziende interessate ad avvicinarsi al mondo dello smart working.
Gli strumenti necessari alla tua azienda per lo smart working
Prima di introdurre e descrivere gli strumenti (software) indispensabili per il lavoro da casa, specifichiamo che, per quanto riguarda l’hardware, per ciascun utente sarà sufficiente uno di dei seguenti dispositivi:
- Smartphone
- Tablet
- PC fisso
- PC portatile
I servizi che andremo ad elencare si adattano perfettamente a ciascuno di questi dispositivi, la scelta verrà fatta in base alla tipologia di lavoro ed alle necessità specifiche del singolo utente.
Ecco i migliori software per lo smart working che permettono di lavorare da remoto, in sicurezza e rimanendo connessi.
1. Strumenti di lavoro e comunicazione
Necessari per comunicare con clienti, colleghi e fornitori.
a) Microsoft Teams (Microsoft 365)
Dal suo lancio, Microsoft Teams è diventata l’app con la più rapida crescita nella storia di Microsoft, con più di 330.000 aziende in tutto il mondo che la utilizzano.
Un’applicazione completa di tutte le funzionalità necessarie e comunicare con il team di lavoro e per condurre riunioni online: chat semplice o di gruppo, servizi di videoconferenza e audio.
Permette di inviare file, pianificare riunioni, condividere il proprio schermo per mostrarlo ai colleghi, inoltre si integra con altri prodotti Microsoft come OneNote e Office. Questo significa non dover più passare da un’app all’altra durante la conversazione in quanto si trova tutto nella chat.
L’app è installabile sia su PC che su smartphone o tablet, così da poter lavorare e comunicare ovunque ci si trovi.
Infine, nel caso ci si trovasse fuori sede e non si avesse la possibilità od il tempo di scaricare ed installare l’applicazione, Microsot Teams si può utilizzare anche da pagina web: sarà sufficiente disporre di utente e password per collegarsi ad esempio da un internet point.
b) Google Meet (G Suite)
Google Meet è un applicativo di G Suite, pensato su misura per le aziende per favorire e facilitare il lavoro in team.
Si tratta di uno strumento perfetto per lo smart working in quanto semplice da utilizzare per chiunque: è sufficiente configurare la riunione e condividere un link, senza la necessità che l’interlocutore abbia l’account (ad esempio un cliente o fornitore).
Possiede un’interfaccia leggera e veloce, in questo modo anche una videochiamata con tante persone diventa facile da gestire.
Permette di comunicare in modo sicuro e senza interruzioni grazie alle funzionalità di videoconferenza basate sull’infrastruttura solida e protetta di Google.
Google Meet si adatta a qualunque dispositivo ed è completamente integrato con gli altri applicativi di G Suite, quindi è possibile partecipare alle riunioni direttamente da un evento o da un invito via email di Calendar.
Mediante questo strumento si può partecipare alle riunioni ovunque ci si trovi, grazie alle app iOS e Android progettate appositamente per Meet.
Nella versione Enterprise di G Suite, a ciascuna riunione è associato un numero di telefono da chiamare per partecipare. In questo modo, tutti gli invitati possono accedere senza alcuna difficoltà, anche se si trovano in viaggio senza Wi-Fi o connessione dati.
Per scoprire tutto su G Suite leggi: “Perché passando a G Suite migliorerete (enormemente) l’efficienza del vostro ufficio“
c) 3CX
3CX è un centralino telefonico IP software a standard aperto, che offre un set completo di funzionalità di Unified Communication.
Può adattarsi ad ogni esigenza aziendale, dalla mobilità alle funzionalità avanzate del contact center e altro ancora.
Offre una soluzione di comunicazione di lavoro a distanza, indispensabile per mantenere i contatti con clienti, fornitori ed allo stesso tempo comunicare internamente a distanza: 3CX include funzioni integrate di web conferencing e LiveChat oltre a App per cellulari, per essere in grado di collaborare con il personale e i clienti mentre lavorate da casa.
Consentire ai membri del personale di rimanere informati sulle politiche e le esigenze dell’azienda, mantenendo un senso di unità e tutto ciò senza sacrificare la produttività.
2. Infrastruttura IT aziendale
Per consentire accesso ai dati aziendali in sicurezza ovunque ci si trovi.
a) Watchguard Firewall e VPN
Le Virtual Private Network (VPN) rappresentano un modo per estendere l’accessibilità delle reti aziendali anche a utenti remoti e altri siti dell’impresa in modo il più possibile sicuro, flessibile ed economico.
La tecnologia WatchGuard consente al personale dell’azienda di lavorare in mobilità, da remoto, a casa in assoluta sicurezza.
Attraverso la tecnologia Mobile VPN, i Firebox Watchguard permettono di accedere alle risorse della rete, in totale sicurezza, anche quando gli utenti si trovano al di fuori del perimetro aziendale.
Mediante questo importante strumento è possibile:
- collegarsi da remoto agli uffici tramite VPN WatchGuard sicura;
- accedere alle risorse aziendali usando in tutta sicurezza le credenziali;
- utilizzare in modo semplice e intuitivo AuthPoint, la soluzione multi factor-authentication di WatchGuard
Leggi anche: “Cosa è il Firewall e qual è il migliore per proteggere la rete aziendale“
b) AVG Business
Pensato per offrire le prestazioni e la protezione online che occorrono alle aziende.
I prodotti AVG per le aziende assicurano il più avanzato livello di protezione antivirus: da avvisi istantanei via mail sulle minacce a strumenti di amministrazione remota per gestire la sicurezza online sempre e ovunque.
AVG protegge la rete, la posta elettronica e gli endpoint aziendali da ransomware, malware, hacker e molto altro.
3. Assistenza informatica da remoto
Indispensabile al fine di fornire assistenza informatica in tempo reale ovunque ci si trovi.
Per sapere di più sull’assistenza da remoto leggi: “I vantaggi dell’assistenza informatica da remoto“
a) Team Viewer
Il partner immancabile per il lavoro a distanza, il controllo ed il supporto remoto.
Questo strumento è la chiave per un ambiente di lavoro connesso e sicuro, offrendo la possibilità di connettersi a qualsiasi dispositivo in modo semplice e sicuro.
TeamViewer propone soluzioni per qualunque tipologia di azienda, dal singolo professionista, alle piccole aziende, alle multinazionali.
Utile al lavoro da casa oppure per collaborare con colleghi localizzati all’estero, il software offre gli strumenti per tenere conferenze online e mantenere fluide comunicazioni audio/ video.
Tale funzionalità si combina con le caratteristiche di condivisione interattiva delle schermate e di accesso remoto, permettendo così un’efficiente esperienza collaborazione.
a) SupRemo
Un altro strumento che consente di controllare PC e Server con finalità commerciali o avviare Meeting è Supremo.
SupRemo permette di accedere in remoto a qualsiasi PC o Mac utilizzando un altro dispositivo Windows, macOS, Linux, Android e iOS: sia da casa con il computer domestico o in viaggio con lo smartphone o tablet.
Grazie a Supremo è possibile utilizzare il PC dell’ufficio in sicurezza e con rapidità: è presente anche una funzione di trasferimento dei file che consente di inviare e ricevere qualsiasi tipo di file tra le due macchine connesse.
Desideri maggiori informazioni sugli strumenti necessari alla tua azienda per lavorare da casa?
Contattaci, siamo a disposizione per consigliarti il meglio per te e la tua azienda.
Oppure scopri di più visitando la nostra pagina dedicata ai servizi per lo smart working.
